一、管理職責

(一)、財務部負責制訂和調(diào)整財務報銷管理規(guī)定，審核報銷憑證、報銷手續(xù)，核算報銷金額，分割核算對象，由相關會計進行帳務處理。

(二)、各職能部門負責人負責審核有關報銷憑證和按規(guī)定權限進行審批，并協(xié)助本規(guī)定的實施。

二、管理內(nèi)容和要求

(一)、財務報銷單證的要求

1、所有發(fā)票、單證的報銷，必須業(yè)務內(nèi)容完整，金額計算正確，大小寫相符，字跡清晰，如：開票日期、公司全稱、品種規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等缺一不可。

2、增值稅專用發(fā)票必須按發(fā)票格式逐欄正確填寫和簽章，任何項目填寫的內(nèi)容與實際不符的一律不予報銷。匯總開具的專用發(fā)票，必須有一份增值稅專用發(fā)票銷貨清單附件，否則不予報銷。有密碼的增值稅發(fā)票，右上角的密碼不得有任何損壞跡象，否則由經(jīng)辦人負責退回。

3、統(tǒng)一發(fā)票(指增值稅專用發(fā)票以外，加蓋有稅務監(jiān)制章的發(fā)票)、收款收據(jù)報銷必須加蓋開具收據(jù)的單位公章(或財務專用章)和經(jīng)辦人簽字。如果確實無法取得開具單位公章的，必須有對方經(jīng)辦人的私章和簽字，由相關的部門主管簽字,否則不予報銷。白條一律不予報銷。

4、購進各種原材料，包括燃料、動力及主要材料、輔助材料、外購半成品、包裝物、固定資產(chǎn)，必須用增值稅專用發(fā)票報銷。對確實不能取得專用發(fā)票的，必須用稅務統(tǒng)一發(fā)票報銷(考慮價稅因素)。收款收據(jù)報銷必須照減進項稅(價格為價)，對物價上下波動，必須按價格調(diào)整通知單，由供應部門主管及主管副總審核，總經(jīng)理批準，同意上浮(物價)，對只能取得收款收據(jù)的事先必須報總經(jīng)理批準。

5、購貨發(fā)票報銷時必須有合同及采購審批單，超計劃采購部分不予報銷。采購計劃變動的由主管副總簽字證明。實物入庫數(shù)量與采購發(fā)票不符時，按入庫數(shù)量計算，其失少部分差異由經(jīng)辦人負責追查，追查未果時，由責任人賠償。特殊原因可由經(jīng)辦人提出書面報告，經(jīng)主管副總審核，由總經(jīng)理批準確定報銷金額。

(1)采購物資的價格應遵循優(yōu)質(zhì)低價的原則，同類同品牌同規(guī)格產(chǎn)品按可比價判斷，超出可比價的應作說明，填寫價格調(diào)整通知單，經(jīng)總經(jīng)理簽字;否則，價格超高部分不予報銷。

(2)購貨發(fā)票因質(zhì)量扣款、數(shù)量短少、價格超高等情況，由經(jīng)辦人主動到財務部去扣款。在稽核時被發(fā)現(xiàn)應扣而未扣的，通知經(jīng)辦人辦理并處罰經(jīng)辦人應扣款額的50%。

(3)購置零部件價值在2000元以上應視同固定資產(chǎn)，按固定資產(chǎn)的購置和管理辦法辦理相應的手續(xù)，由總經(jīng)理批準方可報銷。

(4)購貨合同的簽訂，總價值在2萬元至20萬元內(nèi)的，由分管副總審批，總價值在20萬元以上，由總經(jīng)理審批。

(二)、差旅費的報銷

1、乘坐飛機的報銷標準

(1)乘坐飛機首要條件兩地相距300公里以上(以火車距離為參考),不足300公里乘座飛機，按乘座火車的報銷標準執(zhí)行。

(2)董事長、總經(jīng)理出差乘坐飛機，原則上不允許坐頭等艙、公務艙，一般情況下只可以報銷經(jīng)濟艙的飛機票、保險費，其他費用不予報銷。

(3)副總經(jīng)理級(包括總監(jiān))出差乘坐飛機，可以報銷經(jīng)濟艙的飛機票、保險費，其他費用不予報銷。

(4)市場及開發(fā)部門人員及其他特殊情況出差乘坐飛機，須經(jīng)主管副總批準，附申請單可以憑票報銷經(jīng)濟艙的飛機票、保險費，其他費用不予報銷。事先未經(jīng)審批，一律不予報銷。

(5)其他人員出差乘坐飛機，如往返行程中機票特別便宜的可乘坐，可按硬座車票報銷。

2、乘坐火車的報銷標準

(1)董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理出差乘坐火車可以憑票按實報銷。

(2)其他人員出差限乘火車硬座車，憑車票報銷;特殊情況可以報銷補票手續(xù)費，(但須經(jīng)主管副總認可)其他費用不予報銷。

(3)出差乘坐火車連續(xù)8小時以上或晚上(當天20時至次日7時之間)乘車6小時以上的可憑票報銷硬席臥鋪票。

(4)其他人員出差乘坐火車按規(guī)定可以乘坐臥鋪而不坐的，每次按票面金額50%給予補貼，如果在起點買不到臥鋪票而在途中補辦的，則未乘臥鋪的一段路程經(jīng)查旅客列車時刻表上所列的里程，按相應車次給予50%比例補貼。

3、乘坐長途汽車的報銷標準

(1)出差乘坐長途汽車憑票報銷，車票票面未注明起訖日期、時間和起訖地點的必須自行注明，否則不予報銷。

(2)因公出差在300公里以外乘車連續(xù)8小時以上(或當天晚上20時至次日7時之間)可以憑票報銷臥鋪票。不乘臥鋪的每次可以補貼50元，乘坐豪華空調(diào)車的不再報銷補貼。

(3)銷售分公司負責人回公司開會往返行程間乘坐長途汽車按以上條款執(zhí)行，憑票報銷。其他時間不予報銷，費用由銷售分公司自行負擔。

(4)杭州分部人員和其他人員搭乘公司或公司領導車輛，不得報銷長途汽車費。

4、乘坐公共汽車、市內(nèi)交通車的報銷標準

出差人員乘坐公共汽車、市內(nèi)交通車憑票按實報銷。

5、乘坐出租車的報銷標準

(1)乘坐出租車時有下列情形之一的(根據(jù)下列情況具體執(zhí)行)：

a、出租車發(fā)票無日期與起訖時間的，扣20%;

b、出租車發(fā)票無起訖地點的，扣20%;

c、出租車定額發(fā)票未注明日期與起訖地點的，扣20%;

d、出租車發(fā)票跨報銷階段的。(不予報銷)

(2)董事長、總經(jīng)理乘坐出租車，憑票按實報銷。

(3)其他人員乘坐出租車憑票按限額報銷，按出差實際天數(shù)計算。

(4)出租車票連號需書面說明理由，單張或連號總額超出50元由主管副總簽字批準后按程序報銷。

6、誤餐補貼報銷標準

(1)公司人員出差紹興地區(qū)、義烏地區(qū)可享受誤餐補貼6元/天，出差省內(nèi)其他地區(qū)享受20元/天。省外30元/天。

(2)出差諸暨范圍內(nèi)不享受誤餐補貼(包括同山)。量體、跟單人員可享受誤餐補貼6元/天。

(3)杭州分部和直營店人員在當?shù)厮�在地區(qū)范圍出差不享受誤餐補貼。

(4)出差期間因業(yè)務需要發(fā)生招待費時不得享受誤餐補貼。

(5)出差人員參加培訓、會議、實行集體用餐或餐費按實報銷的，不得享受誤餐補貼。

(6)公司人員因公出國(包括香港、澳門、臺灣)每人每天補貼300元;出國培訓組團考察(餐費、住宿費、交通費由組團統(tǒng)一支付)的，每人每天補貼100元。

(7)公司量體人員因經(jīng)銷商邀請出差量體的，出差費用一律向公司報銷，經(jīng)商務部簽字(8)駕駛員出車住宿費、外出加油費應由乘車人簽字證明。(單位外乘車人除外)。

7、住宿費報銷標準

(1)董事長、總經(jīng)理出差每天住宿費標準：一類地區(qū)450元以下、二類地區(qū)400元以下、憑票報銷，超出自負50%，節(jié)約獎勵50%。

(2)副總經(jīng)理級(包括總監(jiān))出差每天住宿費標準：一類地區(qū)300元以下、二類地區(qū)250元以下，憑票報銷，超出自負50%，節(jié)約獎勵50%。

(3)部長(副部)級出差每天住宿費標準：一類地區(qū)200元以下，二類地區(qū)160元以下，憑票報銷，超出自負50%，節(jié)約獎勵50%。

(4)科長級以下出差每天住宿費標準:一類地區(qū)180元以下、二類地區(qū)140元以下，憑票報銷，超出自負50%，節(jié)約獎勵50%。

(5)分公司人員(包括客戶)，回公司開客戶訂貨會在楓橋住宿時，每天住宿費標準為100元以下，在步森賓館(或指定賓館)，費用由公司結(jié)算。若有超支，則超支部分自行支付或由公司在其工資中扣除。銷售分公司負責人其他時間發(fā)生的住宿費自負。

(6)杭州分部和直營店人員出差楓橋總部，住宿一般在步森賓館(或指定賓館)，否則不得報銷住宿費用。

(7)諸暨市范圍內(nèi)原則上不報住宿費;

(8)因公出差的所有人員，按出差時間推算，在第二天可以乘坐交通工具出差不影響工作的，不予報銷當天的住宿費。

(9)沒有住宿發(fā)票或發(fā)票無時間、無姓名、時間不相關、有涂改痕跡的一律不予報銷住宿費、餐費補貼。

注：一類地區(qū)指：北京、浙江、江蘇、上海、廣東;

二類地區(qū)指：上述一類地區(qū)以外的省、市、自治區(qū)。

8、其它報銷標準

(1)分公司人員除回公司開會培訓，應公司要求(因公)回公司辦事往返行程間的差旅費由公司負擔外，其他時間發(fā)生的差旅費一律自負，分公司其他人員所發(fā)生的一切差旅費都由銷售分公司自行負擔。

(2)駕駛員行車途中發(fā)生的過路、過橋、停車費等與行車相關的正常費用由辦公室車輛調(diào)度員簽字憑票按實報銷;所有違章罰款按80%報銷。特殊情況由駕駛員以書面形式申請，經(jīng)總經(jīng)理批準可以報銷。

(3)因公外出培訓、學習和參加會議，必須附相應的通知單。其住宿費、餐費已包含在會務費、培訓費中或由主辦單位免費提供的，不再另行報銷住宿費、餐費。

(4)為節(jié)約費用開支同一路線多人出差其住宿費出租車費等按可組合的較低費用標準報銷，如一個人的住宿標準能為2個人提供住宿則按一個人的費用標準報銷(可按最高級別員工組合，不允許全部按最高級別員工組合)。

注：差旅費報銷時應附出差申請單和出差情況匯報，各部門通用表格附后。由出差人員填寫，主管簽字，在財務報銷時由出納留存，每月匯總交還主管。

(三)、電話費報銷標準

1、手機話費一律按公司浙步股[2009]第5號文件《關于調(diào)整手機費用報銷標準的通知》的規(guī)定執(zhí)行(如遇文件變動，則按新規(guī)定執(zhí)行)。

2、凡有手機話費報銷的，不再報銷其他電話費。

3、無手機話費報銷的，外出途中因工作需要發(fā)生電話費，應有電話號碼記載并注明聯(lián)系事宜，經(jīng)主管部長簽字證明，否則不予報銷;對電話費總額超過50元(含本數(shù))的，需主管副總批準報銷。

(四)、招待費用報銷標準

1、招待費用包括餐費、禮品及其他方面為客人開支的費用。

2、董事長、總經(jīng)理發(fā)生的招待費用，可以憑票按實報銷。

3、副總級發(fā)生招待費用，必須注明招待日期、對象、原因、人數(shù)，經(jīng)總經(jīng)理批準憑票報銷，否則每項扣20%。

4、各部門主管確因工作需要在楓橋以外地區(qū)發(fā)生的招待費用，應附明細菜單并注明招待日期、對象、原因、人數(shù)，由總經(jīng)理批準憑票報銷，否則不予報銷。

5、其他人員在楓橋以外地區(qū)發(fā)生的招待費用(包括餐費、禮品)，應說明情況，由總經(jīng)理簽字憑票給予報銷。

(五)、運輸費用報銷標準

1、運輸費用發(fā)票報銷，必須以能抵扣稅款的發(fā)票(不包括外貿(mào)貨貸)為主要發(fā)票，還必須附有貨運單，否則不予報銷。對運費在100元以下確實不能取得抵扣稅款發(fā)票的，應有主管部長的簽字認可，財務視情況扣除稅款。

2、為客戶代辦運輸產(chǎn)品所發(fā)生的代墊代付運費的報銷：

(1)運輸發(fā)票報銷必須以能抵扣稅款的發(fā)票為主要發(fā)票，必要的情況下還須附運輸委托書、運輸合同和產(chǎn)品發(fā)運單，發(fā)運單上應有客戶簽收，客戶為單位的還須蓋上公章，簽收的單位和個人必須與銷售合同上的單位和個人一致。

(2)運輸發(fā)票的單位名稱根據(jù)銷售合同上規(guī)定的運費承擔者的單位名稱填開。運費屬需方負擔的發(fā)票報銷時，須附發(fā)票復印件。

(3)代付運輸發(fā)票審計后報銷結(jié)算時，由銷售會計在發(fā)票復印件后簽收并進行登記和按規(guī)定傳遞并作轉(zhuǎn)賬處理。

(4)不符合以上要求的代墊代付運輸發(fā)票不予以報銷。

(六)、廣告費用的報銷:

1、公司策劃的廣告必須由策劃部申請，在公司預算內(nèi)(每年年初由總經(jīng)理班子提出預算計劃，報董事會決策批準)的由總經(jīng)理審批，超過預算外的報董事長審批。

2、廣告費用報銷必須附廣告合同。在報刊雜志上做廣告原則上必須有廣告內(nèi)容復印件，對有型實體廣告報銷必須附“廣告驗收報告”，特殊情況另外說明。

3、客戶的廣告費報銷：(1)由客戶提出申請(填報廣告費支出項目審批表);(2)區(qū)域經(jīng)理簽字(根據(jù)廣告驗收報告);(3)總經(jīng)理審批。

(七)、車輛維修費用的報銷:(另行規(guī)定)

(八)、其它費用報銷標準

1、需要安裝、調(diào)試的設備必須在合同或協(xié)議書上注明其安裝、調(diào)試費用額，并規(guī)定權限簽字，否則不予報銷。建筑、安裝工程的發(fā)票報銷，必須附有建筑、安裝合同、有關部門組織的工程驗收報告，簽訂合同時注明發(fā)票的種類，如：建筑、安裝專用發(fā)票、統(tǒng)一發(fā)票、收款收據(jù)。

2、郵政特快專遞等郵件發(fā)票報銷必須在報銷單上注明郵件名稱，單件費用在50元以上的，必須由所在部門負責人簽字確認，單件費用在100元以上的由主管副總簽字認可。寄給銷售分公司的，由經(jīng)辦人注明該銷售分公司及負責人名稱，并經(jīng)部長簽字證明，費用由分公司自負。寄給客戶的費用由客戶自負。

3、工傷醫(yī)藥費發(fā)票報銷按公司相關規(guī)定執(zhí)行，否則不予報銷

4、參加學習培訓費用的報銷：凡屬學習培訓的均須附總經(jīng)理批準的通知書，報銷時培訓費開支單列。

5、銀行匯、貸手續(xù)費先由相關主管會計簽字證明經(jīng)審稽后報銷。

(九)、報銷單整理、粘貼、填寫標準

1、報銷單整理以同一類票據(jù)所發(fā)生的時間先后為順序。

2、整理有序的報銷憑據(jù)，正面向上，左上角對齊，粘貼整，中間不鼓包，兩側(cè)與報銷單等寬，當報銷憑據(jù)比報銷單長時，折疊整。

3、報銷單粘貼時注意不能把憑據(jù)票面的金額粘貼住，若因此發(fā)生的審稽金額與報銷金額不符，由報銷人自負。

4、報銷單填寫(包括出差通知單填寫、審批)必須用黑色的鋼筆或水筆，以防日久褪色。

5、“差旅費報銷單”及費用報銷單填寫：部門、出差人、報銷日期、出差日期、出差事由、各欄費用、金額大小寫等項目必須完整與正確。

6、合計金額大寫時必須注意：前面用“¤”封頂，后面用大寫“零”補足。

7、外購材料發(fā)票、郵寄發(fā)票等票據(jù)應單獨粘貼報銷。

(十)、財務報銷附件及要求

1、原材料購貨發(fā)票：入庫單財務聯(lián)、進貨檢驗單、數(shù)量抽檢單或磅碼單(以重量作單位的產(chǎn)品)、物料采購申請單財務聯(lián)、價格變動及供方供貨應附購銷合同。

2、外協(xié)外購件、輔助材料購貨發(fā)票：入庫單財務聯(lián)、檢驗單、磅碼單、物料采購申請單財務聯(lián)等。

3、備品備件購貨發(fā)票：入庫單財務聯(lián)、物料采購申請單、備件報檢單、數(shù)量抽檢單或財務聯(lián)等。

4、固定資產(chǎn)的發(fā)票：設備購(添)置申請單、設備開箱驗收單、購銷合同、設備安裝驗收單、入庫單財務聯(lián)、檢驗單財務聯(lián)等。如果購入的設備價格超出申請資金，必須由總經(jīng)理批準。