*公司通訊管理制度

一條：為了提高公司的經(jīng)營(yíng)管理，節(jié)約成本費(fèi)用，加強(qiáng)對(duì)公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

二條：本制度所指各種通訊工具包括電話(huà)總機(jī)、電話(huà)分機(jī)、直線(xiàn)電話(huà)、傳真機(jī)、移動(dòng)電話(huà)以及為員工配備的電子郵箱等。

三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。

四條：電話(huà)總機(jī)的管理

電話(huà)總機(jī)由行政部的前臺(tái)人員負(fù)責(zé)值守，所有外線(xiàn)電話(huà)均需由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺(tái)人員的接聽(tīng)電話(huà)必須使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)。標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)如下：

接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“您好！迎海集團(tuán)，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？”；

當(dāng)對(duì)方告訴分機(jī)號(hào)碼時(shí)，應(yīng)說(shuō)“請(qǐng)稍等！”；

如果分機(jī)占線(xiàn)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“對(duì)不起，電話(huà)占線(xiàn)，請(qǐng)您稍后再打過(guò)來(lái)”

前臺(tái)人員接聽(tīng)內(nèi)線(xiàn)電話(huà)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“您好，前臺(tái)”。

五條：電話(huà)分機(jī)的管理

公司根據(jù)員工工作需要和電話(huà)分機(jī)的資源情況，為每一位員工提供一部電話(huà)分機(jī)。

員工應(yīng)電話(huà)分機(jī)鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)，接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話(huà)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語(yǔ)“您好，×××（員工姓名）”。講電話(huà)時(shí)聲音不可太大，以免影響他人。

電話(huà)分機(jī)一般不開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能，總監(jiān)級(jí)以下員工因?yàn)楣ぷ鲗?shí)際需要而開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的，須提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總裁批準(zhǔn)后方可開(kāi)通。

對(duì)已開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的電話(huà)分機(jī)，由員工個(gè)人負(fù)責(zé)長(zhǎng)途功能的使用管理。不得借予他人撥打長(zhǎng)途電話(huà)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話(huà)費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，停止其電話(huà)分機(jī)長(zhǎng)途直撥功能并按公司獎(jiǎng)懲條例給予相應(yīng)的處分。

員工因臨時(shí)工作需要打長(zhǎng)途電話(huà)的，須填制《長(zhǎng)途電話(huà)申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺(tái)掛撥，或由前臺(tái)撥通后接入員工的分機(jī)上。

撥打長(zhǎng)途電話(huà)時(shí)，必須使用IP特服號(hào)（如、），以節(jié)約費(fèi)用。

禁止利用公司電話(huà)聊天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽(tīng)私人電話(huà)，應(yīng)長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)，以免造成電話(huà)線(xiàn)路的繁忙，時(shí)間不得超過(guò)三分鐘。

嚴(yán)禁員工利用公司電話(huà)（包括分機(jī)和直線(xiàn)電話(huà)）進(jìn)行撥號(hào)上網(wǎng)、撥打聲訊臺(tái)或信息臺(tái)查詢(xún)非業(yè)務(wù)信息。

未經(jīng)公司或電話(huà)所有人的同意，撥打長(zhǎng)途電話(huà)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話(huà)費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，給予記過(guò)以上的處分，直至開(kāi)除。

電話(huà)已開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應(yīng)馬上通知前臺(tái)將該員工的長(zhǎng)途直撥功能關(guān)閉，同時(shí)做好登記。

六條：直線(xiàn)電話(huà)的管理

總監(jiān)級(jí)以上的高級(jí)管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據(jù)工作需要，申請(qǐng)配置一部直線(xiàn)電話(huà)，如需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能的，應(yīng)一并提出申請(qǐng)。

申請(qǐng)配備直線(xiàn)電話(huà)，一律報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。

七條：傳真的管理

公司傳真機(jī)由前臺(tái)負(fù)責(zé)管理，收發(fā)傳真時(shí)應(yīng)由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)操作。

前臺(tái)人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁；傳真接收完畢后，應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。

員工因?yàn)楣ぷ餍枰�而發(fā)送傳真的，應(yīng)填制《傳真申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行初步審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將《傳真申請(qǐng)單》遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺(tái)人員操作發(fā)送。

對(duì)發(fā)送保密性高的文件，可由前臺(tái)人員進(jìn)行指導(dǎo)，由員工個(gè)人親自發(fā)送，并提前以電話(huà)方式通知收件人現(xiàn)場(chǎng)接收。對(duì)涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用傳真機(jī)發(fā)送，以免泄密。

對(duì)傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門(mén)或個(gè)人，可以申請(qǐng)配置專(zhuān)用的傳真機(jī)。

員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。

八條：移動(dòng)電話(huà)的管理

公司不為員工購(gòu)置移動(dòng)電話(huà)，但對(duì)員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)電話(huà)費(fèi)用（簡(jiǎn)稱(chēng)移動(dòng)話(huà)費(fèi)），按具體情況給予一定金額的報(bào)銷(xiāo)限額標(biāo)準(zhǔn)。

原則上，集團(tuán)主任級(jí)及下屬公司副經(jīng)理級(jí)以下普通員工，不得申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)，特殊工作崗位或確實(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要的除外。

公司對(duì)移動(dòng)話(huà)費(fèi)實(shí)行“員工提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)、公司核定報(bào)銷(xiāo)限額、限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，超支部分員工自負(fù)”的管理方式，即：主任級(jí)以上的管理員工根據(jù)實(shí)際工作需要，向公司提出報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)的書(shū)面申請(qǐng)，公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及公司的《移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)限額參考標(biāo)準(zhǔn)表》，核定具體的報(bào)銷(xiāo)限額。對(duì)在限額以?xún)?nèi)的移動(dòng)話(huà)費(fèi)，由公司據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)；對(duì)超過(guò)報(bào)銷(xiāo)限額的，公司只按限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，超支部分不再補(bǔ)發(fā)給員工，而由其個(gè)人承擔(dān)。

核定移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)限額的流程為：

主任級(jí)以上的管理員工可根據(jù)實(shí)際工作需要，寫(xiě)出書(shū)面的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，由部門(mén)經(jīng)理出具審定意見(jiàn)后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，主管領(lǐng)導(dǎo)可以直接批準(zhǔn)。對(duì)超出公司規(guī)定的限額參考標(biāo)準(zhǔn)的，還需要報(bào)公司總裁批準(zhǔn)。

對(duì)經(jīng)理級(jí)以上的管理員工，除需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，一律報(bào)公司總裁審批。

總裁、副總裁的移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)由董事長(zhǎng)核定。

移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)限額參考標(biāo)準(zhǔn)如下：

對(duì)已核定報(bào)銷(xiāo)限額的員工（包括普通員工和管理級(jí)員工），如確因業(yè)務(wù)需要但原報(bào)銷(xiāo)限額偏低而申請(qǐng)重新核定的，應(yīng)提供申請(qǐng)日前不少于三個(gè)月的移動(dòng)話(huà)費(fèi)發(fā)票和流水清單，并標(biāo)明私人用途的部分話(huà)費(fèi)，由部門(mén)經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見(jiàn)，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總裁審定。

行政/人力資源部可對(duì)員工每月的移動(dòng)話(huà)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)報(bào)銷(xiāo)限額核定過(guò)高的，有權(quán)提出重新核定的建議。

凡由公司給予限額報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)的員工，原則上須小時(shí)開(kāi)機(jī)（如不能小時(shí)開(kāi)機(jī)的，但須提供其他電話(huà)聯(lián)系方式）。對(duì)享受限額報(bào)銷(xiāo)但將移動(dòng)電話(huà)置于關(guān)機(jī)狀態(tài)，但又沒(méi)有提供其他電話(huà)聯(lián)絡(luò)方式，致使公司聯(lián)絡(luò)不到的，一個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當(dāng)月移動(dòng)話(huà)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)資格外，對(duì)因聯(lián)系不上而延誤工作，還將按公司有關(guān)制度進(jìn)行處罰。

員工在有固定電話(huà)的場(chǎng)合（辦公室、家里），應(yīng)使用固定電話(huà)通話(huà)。使用移動(dòng)電話(huà)撥打長(zhǎng)途電話(huà)時(shí)，必須應(yīng)使用IP特服號(hào)碼（如、等）。

使用儲(chǔ)值卡（如神州行、如意通、南粵行等）的移動(dòng)電話(huà)，不給予移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。對(duì)使用實(shí)名入網(wǎng)并已核定報(bào)銷(xiāo)限額的員工，不得隨意更換移動(dòng)電話(huà)號(hào)碼，如確因需要而更換的，必須及時(shí)通知公司行政部門(mén)。

員工不得將實(shí)名入網(wǎng)的移動(dòng)電話(huà)號(hào)碼換成儲(chǔ)值卡號(hào)碼，否則公司有權(quán)取消其移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)資格。

對(duì)員工因開(kāi)通個(gè)性化服務(wù)而產(chǎn)生的費(fèi)用（如語(yǔ)音留言、轉(zhuǎn)秘書(shū)臺(tái)、訂閱短信、移動(dòng)QQ或其他費(fèi)用等），公司一律不予報(bào)銷(xiāo)。

新入職員工必須在入職滿(mǎn)一個(gè)月后方可提出申請(qǐng)移動(dòng)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)的時(shí)間從其入職日的二個(gè)月起計(jì)算話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，對(duì)其在自入職日的二個(gè)月至正式批準(zhǔn)日期間發(fā)生的移動(dòng)話(huà)費(fèi)，按日均計(jì)算報(bào)銷(xiāo)。

員工報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費(fèi)時(shí)，應(yīng)遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定。

九條：電子郵箱的管理

公司將不斷在推行辦公無(wú)紙化、自動(dòng)化，并為公司每一位員工配備專(zhuān)用的電子郵箱。

對(duì)經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，由公司向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用的外部郵箱。

對(duì)不經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，公司只為其配備內(nèi)部郵箱。內(nèi)部郵箱可以在公司局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)送內(nèi)部郵件（指接收者郵件地址后綴為）和外部郵件（是指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內(nèi)部郵件，而不能接受外部郵件。內(nèi)部郵箱不得印在員工的名片上。

公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個(gè)人辦公電腦上安裝郵件軟件，設(shè)置好各種應(yīng)用功能。員工應(yīng)熟練使用郵件軟件的各種功能，員工每日上班后，須及時(shí)打開(kāi)郵件軟件，及時(shí)接收、閱讀、回復(fù)電子郵件，并做好重要電子郵件的備份。

員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件，發(fā)送后，還應(yīng)采取其他方式知會(huì)收件人（如電話(huà)轉(zhuǎn)告等）。

員工不得利用公司配備的電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)訂閱各種郵件，不得用于非業(yè)務(wù)用途。

十條：本制度由集團(tuán)總部行政管理中心制訂、修改并負(fù)責(zé)解釋。

十一條：本管理制度僅適用于集團(tuán)總部，集團(tuán)各下屬公司可根據(jù)本管理制度和公司的實(shí)際情況制訂相應(yīng)的通訊管理制度，并報(bào)集團(tuán)總部行政管理中心備案。

十二條：本規(guī)定自發(fā)文之日起生效，二○○三元月份開(kāi)始正式實(shí)施，試行期為一。