五十五條 檔案整理

(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更"機(jī)密文件增列表"呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具"機(jī)密文件銷毀表"呈報(bào)總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。
(二)保管人員應(yīng)于每月底查對"機(jī)密文件增列表"及"出國計(jì)劃書"或"工作計(jì)劃表"，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。
(三)機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。

五十六條 調(diào)卷

(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具"調(diào)卷單"注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。
(二)保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之"調(diào)卷單"，應(yīng)即開立"文件傳遞記錄卡"一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，"文件傳遞記錄卡"由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時(shí)間填記于"文件傳遞記錄卡"并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。

五十七條 副本

機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于"機(jī)密文件保管備查簿"；副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。

五十八條 文件管理

經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則十四條或三十六條的規(guī)定議處：
(一)拆散原案顯有弊端者。
(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。
(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。
(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。
(五)擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。
(六)文件分辦傳遞時(shí)，未以"文件傳遞記錄卡"記載或未于分辦當(dāng)日下班(或完工)時(shí)收回(繳回)妥藏者。

□ 附則

五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)

(一)各收發(fā)人員根據(jù)"收(發(fā))文登記單"一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函一聯(lián)(發(fā)文)及四聯(lián)(收文)分別造具"文件處理統(tǒng)計(jì)表"一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的"文件處理統(tǒng)計(jì)表"應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。
(二)處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)
.收文案件：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。
.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。
六十條 文書用紙?
(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。
(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以"業(yè)務(wù)接洽便函"為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。
(三)電報(bào)以電報(bào)專用紙。
(四)簽呈以簽呈專用紙。

六十一條 文件處理之稽查

各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。

六十二條 實(shí)施與修改

本辦法經(jīng)營決策委員會(huì)通過后實(shí)施，修改時(shí)亦同。

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